Export Administrator CDI H/F

Export Administrator

Gestionnaire Export

CDI H/F

QUI SOMMES-NOUS ?

Reconnue comme la première entreprise de cosmétiques fondée au Japon, et classée au 8ème rang mondial des groupes de beauté, Shiseido incarne l’excellence absolue dans le domaine des soins, du maquillage et des parfums. La réputation de l’entreprise, fondée en 1872, s’appuie sur plus de 150 ans de recherche et d’innovation au service de la Beauté.

Les marques du Groupe sont aujourd’hui distribuées dans plus de 120 pays et régions. Shiseido emploie environ 33 000 collaborateurs de près de 100 nationalités et a généré un chiffre d’affaires de 6,7 milliards d’euros en 2024.

Guidés par la mission de l’entreprise « Beauty Innovations for a Better World », les collaborateurs de Shiseido sont animés par des valeurs qui illustrent son héritage unique : « People First », « Diversity », « Art & Science », « Japanese », « Uncompromising Quality » et « Omotenashi ».
Shiseido EMEA, basé à Neuilly-sur-Seine, couvre les activités mondiales des marques de parfum Issey Miyake, Narciso Rodriguez, Zadig&Voltaire, Max Mara, Shiseido Fragrances et Serge Lutens ; de la marque de soin Gallinée ; ainsi que les activités et la distribution régionale de plusieurs marques du Groupe : Clé de Peau Beauté, Docteur Dennis Gross, Drunk Elephant, NARS, Shiseido Ginza Tokyo et Tory Burch. La région compte également un centre d’innovation européen (EIC) dédié à la recherche et au développement ainsi que 2 sites de production basés dans le Loiret.

ORGANISATION

• Sous la responsabilité de l'Area Sales Manager Export
• Management : Non
• Lieu de travail : Neuilly sur Seine
• Type de contrat : CDI
• Statut : Agent de Maitrise

MISSIONS

Rattaché(e) à l'Area Sales Manager de la zone géographique concernée, vous serez le support opérationnel quotidien de l'équipe commerciale :

1/ Traitement des commandes, du stock et suivi du calendrier Marketing

• Coordination avec le service client concernant la gestion et les modifications de commandes
• Gestion des allocations de produits dans la commande + Validation et envoi au service client
• Gestion des transferts/anticipations d'allocations en fonction des besoins de chaque marché
• Gestion des retours produits retailers
• Gestion des manquants/pertes commandes
• Trouver les allocations additionnelles auprès de l'équipe Supply
• Gestion des stocks pour les lancements/animations
• Compilation et suivi des besoins des quotas non consommés

2/ Suivi des forecasts

• Suivi des forecasts avec le Sales Manager et le Product Manager, pour effectuer dans l'outil les modifications validées avec le client
• Relance auprès des clients pour enregistrement des forecasts dans l'outil de pilotage
• Gestion des transferts/anticipations de quotas en fonction de l'évolution du plan d'animation & de lancement sur chaque marché
• Recherche de quotas additionnels auprès des autres marchés pour le réassort en forecasts selon les besoins de chaque marché

3/ Administration de la base clients et fournisseurs

• Ouverture/validation de compte client et fournisseur, mise à jour des informations, corrections
• Etablissement des POs par client et fournisseur
• Suivi des dépenses
• Suivi des factures et paiements

4/ Application de la politique tarifaire

• Création des prix de facturation en garantissant l'application des marges négociées avec le client
• Edition de la liste de prix et envoi au client
• Rectification/Correction des prix en cours d'année
• Effectuer les régulations de prix sur les factures
• Mettre à jour les prix dans la base de données client

5/ Suivi des reporting agents

• Sell-in → Suivre le CA dans la BI / fichier du contrôle de gestion
• Wholesale → Récupérer tous les BFU pour le 10 de chaque mois
• Local Sales → Récupérer toutes les ventes locales pour le 15 de chaque mois
• Sell-out → Récupérer toutes les données sell-out pour le 10 de chaque mois
• Répertorier ces données dans les dossiers

PROFIL

Titulaire d'un BAC+2/3 en BTS ou équivalent, vous avez 2 ans d'expérience maximum et êtes doté(e) :

• Sens de l'organisation et de la rigueur : capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers complexes, à structurer l'information de manière claire et à respecter des délais stricts
• Excellente maîtrise d'Excel : tableaux croisés dynamiques, formules avancées (RECHERCHEV, INDEX/EQUIV), mise en forme conditionnelle, et capacité à créer des outils de suivi et reporting
• D'une proactivité exemplaire : vous anticipez les besoins, identifiez les problèmes avant qu'ils ne surviennent, et proposez des solutions sans attendre qu'on vous le demande
• D'une grande capacité de travail dans un environnement exigeant et multi-tâches
• D'excellentes qualités relationnelles et d'un sens aigu de la communication
• D'un bel esprit d'équipe et d'une capacité à travailler en transversal avec différents services

Compétences techniques requises :

• Maîtrise impérative de l'anglais (écrit et oral)
• Maîtrise avancée d'Excel
• Connaissance de SAP
• Pack Office (Word, PowerPoint, Outlook)

Qualités personnelles essentielles :

• Méthodique et structuré(e)
• Réactif(ve) et orienté(e) solutions
• Attention au détail irréprochable
• Capacité à prioriser et à travailler dans un environnement dynamique
• Autonomie et prise d'initiative
• Sens de la communication et tourné vers le travail d équipe